Mengelola pekerjaan pada dasarnya tidaklah mudah, terutama ketika harus mengelola beberapa task (tugas) secara bersamaan. Oleh sebab itu, dalam mengatur waktu dan prioritas, Anda dapat menerapkan time blocking. Artikel ini akan menjelaskan lebih rinci mengenai apa itu time blocking, manfaat, dan cara memaksimalkannya.
Apa itu Time Blocking?
Time blocking adalah metode yang digunakan untuk mengelola waktu agar dapat lebih produktif. Biasanya, seseorang akan membagi-bagi berdasarkan waktu spesifik yang dapat membantu dalam pengerjaan. Misalnya, ketika bekerja Anda dapat membagi waktu seperti 08.00 – 08.30 untuk daily sprint, lalu dilanjutkan jam 08.30 – 11.00 untuk mengerjakan proyek A lalu dilanjutkan dengan jam 11.00 -12.00 untuk istirahat.
Sehingga dengan adanya time blocking, Anda dapat menyesuaikan pembagian waktu dan membantu dalam menghindari distraksi terhadap pekerjaan tertentu.
Baca Juga:
Mengapa Time Blocking Dapat Membantu Dalam Pekerjaan?
Time blocking sering digunakan dalam pekerjaan karena dapat dengan mudah mengatur fokus pekerjaan. Namun tak hanya itu, time blocking juga memiliki fungsi seperti:
1. Mengatur Fokus Pekerjaan
Dengan adanya pembagian waktu melalui metode time blocking, maka Anda dapat mengatur fokus pekerjaan. Dimana, pada waktu yang telah dibagi memungkinkan Anda untuk dapat bekerja dengan lebih terstruktur.
2. Mengelola Waktu Yang Efektif
Tak hanya itu, manfaat lain dari penggunaan time blocking adalah dapat mengelola waktu yang lebih efektif. Sebab, ketika Anda memiliki to do list namun tidak melakukan pembagian waktu pengerjaan. Maka pengerjaan akan dikerjakan asal-asalan tanpa melihat waktu yang ada.
3. Menyelesaikan Pekerjaan Dengan Cepat
Menyelesaikan pekerjaan cepat tentunya impian semua orang. Sehingga dengan adanya blocking time ini Anda dapat mengefisienkan kerja secara lebih baik lagi misalnya dengan membagi waktu khusus untuk menyelesaikan setiap tugas.
4. Mengurangi Penundaan (Prokrastinasi)
Salah satu pemicu utama dalam penundaan pekerjaan yaitu tidak dapat mengelola pekerjaan dengan maksimal. Dengan demikian, time blocking dapat membantu Anda untuk lebih baik dalam pengelolaan pekerjaan dan menghindari prokrastinasi.
Sebab, nantinya ketika waktu telah dibagi. Dapat diprioritaskan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
5. Mengurangi Stres
Stress bisa terjadi saat melakukan pekerjaan, terutama ketika mendekati deadline namun tugas belum terselesaikan. Oleh karena itu, time blocking dapat berguna dalam mengatasi tekanan tersebut. Apalagi ketika, Anda telah membagi waktu berdasarkan spesifikasi untuk setiap tugas tertentu.
Bagaimana Cara untuk Memaksimalkan Time Blocking?
Pada dasarnya time blocking dapat membantu dalam pengelolaan pekerjaan menjadi lebih efisien. Namun dalam pelaksanaannya, penggunaan time blocking memiliki berbagai tahapan seperti:
1. Membuat Perencanaan
Dalam menentukan time blocking yang tepat, kamu dapat memulai untuk membuat perencanaan yang tepat. Misal saja dalam minggu ini, Anda memiliki rapat, deadline pengerjaan proyek, atau bahkan tugas lainnya.
Sehingga melalui perencanaan waktu yang tepat, segala kegiatan maupun pekerjaan dapat diselesaikan dengan efisien.
2. Membuat Skala Prioritas
Selanjutnya Anda dapat membuat skala prioritas agar pengerjaan semakin efisien. Caranya adalah membagi berdasarkan tingkat kesulitan. Misal saja, pekerjaan tersebut dinilai paling sulit, Anda dapat membagi waktu pengerjaan di pagi hari agar lebih semangat.
3. Jangan Lupa Mengalokasikan Untuk Beristirahat
Pentingnya meluangkan waktu untuk beristirahat dalam menjaga fokus dan energi tidak bisa terlepas. Walaupun semua tugas telah direncanakan dengan membaginya menggunakan metode time blocking tubuh masih tetap harus memerlukan waktu untuk istirahat sejenak.
4. Hidupkan Mode DND (Do Not Disturb)
Distraksi dalam bekerja bisa saja terjadi dalam blok waktu yang telah ditentukan. Oleh karena itu, saat bekerja Anda dapat menghidupkan mode jangan ganggu (DND (Do Not Disturb)). Misal saja mematikan notif ponsel, tutup tab yang tak rela, maupun hal lainnya.
5. Menggunakan Alat Pengelolaan Project
Dalam pengelolaan tugas yang lebih baik, Anda dapat mencoba untuk menggunakan alat pengelolaan proyek dalam melakukan metode blocking time. Salah satu software project management yang dapat dicoba adalah click up.
Dengan adanya click up, Anda dapat mereminder agar task dapat berjalan sesuai dengan rencana.
Kesimpulan
Time blocking adalah teknik dalam manajemen waktu dalam meningkatkan produktivitas. Selain itu, metode ini juga dapat dapat bermanfaat untuk mengurangi penundaan pekerjaan dan tetap fokus dengan tugas yang akan dikerjakan.
Masih mau stres dengan tugas yang menumpuk? Sudah saatnya, Anda menggunakan Click Up untuk membuat semuanya lebih teratur. Dengan berbagai fitur dari Click Up seperti manajemen tugas , pelacakan progress secara real-time dan kolaborasi yang sangat mudah.
Menariknya Click Up juga menyediakan integrasi dengan aplikasi lainnya seperti google drive, zoom, atau bahkan slack yang membuat pekerjaan lancar tanpa harus beralih aplikasi.
