Salah satu cara dalam memvisualkan tujuan besar dari proyek, membuat vision board atau papan misi dapat dilakukan. Sebab, dengan cara ini goals dapat dengan mudah untuk dipahami dan diingat. Sehingga nantinya proyek dapat berjalan dengan lebih sistematis dan sesuai dengan rencana. Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai apa itu vision board, manfaat, serta cara membuatnya.
Apa itu Vision Board?
Vision board adalah papan yang memberikan visualisasi terhadap goal dari tim maupun seseorang. Visualisasi ini biasanya dapat berupa kumpulan dari gambar, kata-kata atau aspirasi setiap orang dalam tim. Sehingga Vision board dapat berfungsi sebagai pengingat untuk mencapai suatu tujuan.
Tidak hanya, pada team maupun seseorang saja. Vision board atau papan visi juga dapat digunakan dalam manajemen proyek. Sebab, pada board ini akan digunakan untuk berkomunikasi terhadap visi proyek secara jelas kepada seluruh tim yang bergabung.
Sederhananya, dalam pengelolaan proyek vision board akan mendefinisikan strategi bagaimana agar visi maupun goals pada team dapat tercapai.
Mengapa Vision Board Digunakan?
Dalam memberikan fokus yang jelas terhadap tujuan proyek, vision board dapat digunakan. Selain itu vision board dapat berfungsi sebagai:
1. Memfokuskan Pada Tujuan Proyek
Dengan adanya visual board, maka proyek yang dikerjakan akan lebih fokus. Sebab, pada board tersebut memiliki penjelasan yang rinci mengenai proyek seperti tujuan, prioritas atau bahkan tahapan yang harus dicapai.
2. Meningkatkan Motivasi Tim
Dengan menampilkan rincian mengenai proyek secara detail. Maka akan membantu dalam meningkatkan motivasi tim dalam mengerjakan proyek menjadi lebih baik lagi. Hal itu, karena setiap orang telah memiliki peran atau tanggung jawabnya masing-masing dalam penyelesaian proyek.
3. Mengklasifikasikan Visi Proyek
Dalam menciptakan proyek yang berkualitas, awalnya akan melalui proses pembuatan ide dan konsep yang abstrak. Sehingga melalui vision board, ide tersebut dapat divisualkan agar dapat mudah dipahami. Hal ini berarti, papan visi ini dapat membantu dalam mengklasifikasikan visi proyek agar mendapatkan keberhasilan.
4. Menciptakan Kolaborasi
Karena seluruhnya rincian proyek telah ditulis secara rinci pada vision board, maka memungkinkan dapat terciptanya kolaborasi dalam penyelesaian proyek. Hal ini karena, anggota tim dapat berkomunikasi antara satu dengan yang lain untuk menentukan tanggung jawabnya.
5. Mengurangi Prokrastinasi
Ketika goals dari proyek telah dapat terlihat, maka memungkinkan dapat mendorong proses pengerjaan lebih cepat. Dengan kata lain, nantinya akan dapat mengurangi kecenderungan penundaan pekerjaan (prokrastinasi).
Bagaimana Cara Membuat Vision Board?
Dengan membuat vision board itu berarti Anda dapat berkreativitas dalam memvisualisasikan goal dari proyek yang akan dikerjakan. Namun, dalam pembuatannya tentunya tidaklah mudah. Berikut adalah tahapan dalam membuat vision board:
1. Mendefinisikan Tujuan
Sebelum memulai untuk membuat vision board, Anda dapat mendefinisikan tujuan yang ingin dicapai. Misalnya ketika Anda ingin meluncurkan aplikasi, maka goals yang dapat didefinisikan adalah pertumbuhan dari pengguna dalam tiap kuartal.
2.Mengumpulkan Tim Proyek
Langkah selanjutnya dalam pembuatan vision board adalah mengumpulkan tim proyek agar dapat berkolaborasi dalam merumuskan elemen-elemen yang dapat menjadi langkah untuk mencapai tujuan dari proyek.
3. Mengumpulkan Materi Visual
Dalam memudahkan dalam memahami vision board, Anda dapat mengumpulkan beragam aset visual yang dapat menjelaskan ide atau elemen-elemen seperti gambar, grafik, ikon ataupun infografis.
4. Merancang Susunan Vision Board
Pada tahap berikutnya, Anda dapat melanjutkan dengan perancangan vision board. Dalam penyusunannya Anda dapat menggunakan papan fisik seperti karton maupun whiteboard. Selain itu Anda juga dapat memilih menggunakan platform digital seperti Click up yang telah menyediakan template yang dapat digunakan secara kolaboratif.
5. Mengevaluasi dan Memperbaiki
Untuk mendapatkan tolak ukur dari pembuatan vision board. Anda dapat melakukan evaluasi dan pembaruan, hal ini dapat membantu dalam memastikan gol dari proyek masih relevan dengan perkembangan yang dilakukan. Sehingga, nantinya akan memberikan strategi baru lagi ketika proyek tersebut memiliki hambatan maupun perubahan tertentu.
Kesimpulan
Pada dasarnya vision board atau papan visi adalah sebuah alat yang dapat membantu dalam memvisualisasikan tujuan dari suatu proyek. Dengan demikian, tim dapat berfokus bagaimana untuk meraih goal tersebut.
Tak hanya itu saja, melalui penggunaan vision board dapat membantu dalam meningkatkan motivasi tim dan berkolaborasi. Proses pembuatannya pun cukup mudah, sebab Anda hanya perlu untuk menyiapkan ide, brainstorming, dan mengumpulkan aset visual yang relevan. Baik itu fisik maupun digital yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Jika Anda ingin membuat vision board secara digital, Anda dapat menggunakan software project management seperti Click Up. Sebab pada click up telah dilengkapi dengan template vision board yang disiap untuk digunakan.
