Pengelolaan proyek tentunya bukanlah hal yang mudah. Terutama ketika pekerjaan tanpa ada perencanaan yang jelas. Sehingga akan menjadikan kebingungan dalam mengalokasikan sumber daya. Salah satu langkah terbaik yaitu menggunakan to-do list yang dapat memberikan perencanaan yang matang. Berikut adalah penjelasan detail apa itu to-do list dan manfaatnya!!!
Pengertian To do List
To do list adalah catatan yang digunakan untuk mengelola dan merencanakan pekerjaan. Biasanya catatan ini memiliki rentang waktu untuk mengerjakan mulai dari harian maupun bulanan.
Catatan ini juga dapat diartikan sebagai jadwal, sebab dalam list tugas tersebut telah ada rangkaian jadwal yang harus dikerjakan. Sehingga adanya to-do list ini dapat meminimalisir resiko jadwal bentrok.
Pada awalnya, to do list dibuat dengan menuliskan pada kerta maupun papan tulis. Namun seiring berkembangnya zaman, penulisan to do list sekarang ini dapat ditulis pada sebuah aplikasi seperti click up maupun notes pada handphone.
Manfaat To Do List
Dengan adanya to do list, produktivitas dalam mengerjakan pekerjaan akan meningkat. Selain itu, to do list juga bermanfaat untuk:
1. Meningkatkan Produktivitas
Manfaat dari penggunaan to do list adalah meningkatkan produktivitas. Hal ini, karena seluruh tugas ataupun pekerjaan telah direncanakan secara lebih terstruktur. Sehingga, tugas tersebut dapat segera dikerjakan serta menghindari terjadinya penundaan.
2. Mengatur Waktu
Selanjutnya, adanya to do list juga dapat membantu dalam mengatur waktu yang lebih baik. Terutama ketika pekerjaan menjadi menumpuk. Dengan adanya catatan tugas ini, nantinya dapat diprioritaskan mana yang akan dikerjakan pertama kali. Dengan demikian, tugas akan lebih terselesaikan sesuai waktu yang telah ditentukan.
3. Mengurangi Stress
Dengan adanya rencana pekerjaan dapat juga membantu mengurangi stress maupun rasa cemas. Hal ini karena semua tugas maupun pekerjaan telah ditulis dan dikelola dengan baik berdasarkan prioritas tertentu.
4. Meningkatkan Akuntabilitas
Penggunaan to do list juga menawarkan dalam peningkatan akuntabilitas. Sebab, ketika adanya catatan tugas-tugas yang harus terselesaikan maka mereka juga memahami deadline mengenai tugas tersebut harus diselesaikan.
5. Mendokumentasikan Pekerjaan
Dengan adanya to do list, pekerjaan juga akan mudah untuk terdokumentasikan. Sebab, setiap tugas yang tercatat akan menampilkan kapan tugas tersebut harus diselesaikan. Dengan demikian, nantinya to do list dapat digunakan untuk melacak progress proyek maupun informasi. Sehingga nantinya dapat digunakan sebagai bahan evaluasi terhadap pekerjaan.
Cara membuat To Do List
Membuat to do list, tentunya dapat membantu dalam pengelolaan proyek menjadi lebih baik. Berikut adalah tahapan dalam membuat to do list:
1. Membuat To Do List di Hari Sebelumnya
Seperti yang sudah dibahas, to do list membantu untuk memantau tugas yang akan dikerjakan. Sehingga membuat to do list di hari sebelumnya, akan membantu dalam mengetahui rencana pekerjaan yang akan dikerjakan pada hari berikutnya.
Selain itu dengan membuat to do list di hari sebelumnya, akan membuat lebih fokus karena semua rencana pekerjaan telah ada.
2. Menulis Rencana Pekerjaan Secara Detail
Tahap selanjutnya pada pembuatan to do list adalah menulis rencana pekerjaan maupun kegiatan secara detail. Sehingga, nantinya setiap kegiatan dan dikerjakan dengan lebih terstruktur dan jelas. Terutama, jika kegiatan tersebut memerlukan alat-alat khusus yang bisa menjadi hambatan.
3. Membuat Skala Prioritas
Setelah seluruh kegiatan maupun pekerjaan telah dituliskan pada to do list. Maka selanjutnya Anda dapat membuat prioritas terhadap rincian kegiatan yang ada. Tahapan ini berfungsi untuk mengatur mana tugas ataupun kegiatan yang harus segera dikerjakan.
4. Menentukan Deadline
Selain itu, jangan lupa untuk menambahkan deadline pengerjaan. Dengan adanya waktu untuk setiap tugas yang ada pada to do list dapat membantu dalam menjaga kelancaran proyek dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
5. Memberikan Checklist
Pada tahap terakhir ini, Anda dapat memberikan tanda checklist pada tugas yang telah diselesaikan. Sehingga, nantinya ketika ada tugas yang belum diselesaikan, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi dan fokus pada tugas tersebut.
Kesimpulan
To do list adalah sebuah cara untuk pengelolaan tugas yang harus diselesaikan. Dengan adanya to do list ini akan membantu dalam meningkatkan produktivitas dan mengurangi rasa stress.
Dalam membantu pengelolaan tugas harian, Anda dapat menggunakan software digital seperti Click Up yang dapat membantu dalam membuat, mengatur, serta melacak tugas tugas yang telah Anda rencanakan. Selain itu, Anda bisa membuat deadline maupun skala prioritas.
