Dalam menjalankan sebuah proyek, tentunya ada sejumlah tahapan yang perlu dipersiapkan. Salah satu tahap penting tersebut adalah project planning. Sebab melalui tahapan project planning ini itu berarti proyek akan direncanakan dengan jelas meliputi goals, timeline maupun anggaran yang jelas. Oleh karena itu, pada artikel ini akan menjelaskan project planning dalam perencanaan proyek.
Apa itu Project Planning?
Project Planning adalah proses yang dilakukan dalam membuat sebuah perencanaan proyek. Umumnya pada dokumen ini akan memuat penjelasan seperti tujuan/goal, timeline, anggaran maupun alokasi sumber daya.
Dengan demikian, adanya project planning akan sangat membantu dalam menjalankan proyek dapat berjalan dengan sesuai yang telah direncanakan.
Mengapa Penting Membuat Project Planning Sebelum Menjalankan Proyek?
Adanya project planning akan membuat proyek lebih diarahkan terutama dala hal pengeksekusiannya nanti. Selain itu project planning dibuat karena memiliki manfaat seperti:
1. Memberikan Gambaran Project Secara Detail
Manfaat utama dalam project planning adalah memberikan gambar proyek dengan jelas mulai dari tahap perencanaan, tahap pengerjaan, maupun tahapan evaluasi. Sehingga, dengan adanya proyek yang lebih detail akan membuat tim lebih mengetahui proyek tersebut.
2. Meningkatkan Kinerja Pengerjaan
Karena semua hal telah ada pada project planning maka proses pengerjaan proyek semuanya akan terarah. Terutama, dalam memberikan arahan yang jelas kepada tim untuk melakukan apa yang harus dikerjakan. Dengan demikian, nantinya akan dapat meningkatkan kinerja tim secara cepat.
3. Mengalokasi Sumber Daya
Manfaat selanjutnya project planning bermanfaat untuk mengalokasikan sumber daya. Sebab, ketika seluruhnya telah direncanakan dengan sistematis, maka seluruh hal yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek tersebut dapat diketahui seperti anggaran, waktu, hingga berapa pekerja yang dibutuhkan.
4. Mengidentifikasi Gangguan
Selain itu, project planning dapat juga membantu dalam mengidentifikasi gangguan. Hal ini karena dengan adanya perencanaan yang matang, maka seluruh potensi kegagalan akan diketahui dengan mudah. Sehingga nantinya project management akan mengganti dengan strategi baru yang sudah dibuat saat perencanaan proyek.
5. Memantau Proyek Dengan Mudah
Karena setiap hal telah detail pada project planning, maka dokumen ini dapat menjadi salah satu cara untuk memantau proyek dengan jelas dan mereferensikan seluruh hal yang berkaitan dengan jelas.
Tahapan Dalam Membuat Project Planning?
Agar project planning yang telah direncanakan dapat berjalan dengan sukses, maka Anda dapat memahami tahap demi tahap dapat pembuatan project planning seperti:
1. Memahami Project Secara Detail
Tahapan utama dalam project planning adalah memahami proyek secara detail.Hal ini biasanya akan mencakup identifikasi masalah yang harus diselesaikan mulai dari tujuan, ruang lingkup, atau bahkan manfaat dalam pengerjaan proyek.
2. Mendiskusikan Dengan Stakeholder
Di Tahap berikutnya, Anda dapat berdiskusi dengan stakeholder yang memiliki kepentingan dalam proyek tersebut. Dengan demikian, nantinya proyek yang akan dijalankan dapat lancar.
3. Merencanakan Timeline Pekerjaan
Jika tahapan tersebut sudah dilakukan, maka Anda dapat membuat timeline pekerjaan. Dengan adanya waktu/durasi ini dapat memberikan gambaran tentang pekerjaan proyek agar lebih efisien. Anda dapat menggunakan alat project management seperti click up yang dapat membantu dalam mengelola timeline pekerjaan dengan mudah.
4. Menyusun Sumber Daya Yang Dibutuhkan
Pada tahap selanjutnya, Anda dapat mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan seperti tools, anggaran atau tenaga kerja yang dibutuhkan. Dengan demikian, adanya identifikasi ini dapat membantu agar proyek yang dikerjakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
5. Mengidentifikasi Kegagalan
Kegagalan bisa saja terjadi pada setiap proyek, maka adanya project planning ini dapat membantu dalam identifikasi kegagalan atau permasalahan yang mungkin saja timbul. Dengan demikian, nantinya project management atau orang yang ditugaskan untuk mengelola proyek dapat membuat strategi dalam pemecahan masalah tersebut.
6. Meninjau Kembali Dokumen Perencanaan
Sebelum proyek dimulai, dokumen project planning dapat ditinjau kembali. Sehingga semua informasi yang dibutuhkan telah sesuai. Dengan kata lain, dokumen tersebut dapat membantu agar saat pengerjaan proyek dapat dilakukan dengan sesuai.
Kesimpulan
Project planning adalah tahapan yang digunakan untuk merencanakan proyek sebelum dibuat. Oleh karena itu, adanya dokumen ini dapat membantu untuk memberikan gambaran proyek secara lebih detail.
Namun perlu Anda pahami, bahwa sebelum melakukan pembuatan project planning sangat penting untuk memahami tahapan dalam pembuatan project planning seperti pemahaman proyek, Penyusunan sumber daya, maupun peninjauan kembali dokumen.
Untuk memudahkan Anda dalam pembuatan project planning, Anda dapat menggunakan software management seperti click up. Sebab, click up dapat mengelola project dengan mudah mulai dari sprint hingga to do list.
