Pengelolaan proyek sangatlah penting, terutama jika telah memiliki tim yang sangat besar. Jika manajemen proyek tidak dikelola dengan baik, nantinya dapat menyebabkan rencana yang telah dibuat dapat membuatnya tidak sesuai dengan target.
Apa itu Manajemen Proyek?
Manajemen proyek adalah adalah salah satu pendekatan yang dilakukan untuk merencanakan, melaksanakan, serta mengatur proyek agar dapat mencapai hasil yang optimal. Hal itu serupa dengan penjelasan dari Project Management Institute (PMI) bahwa penggunaan project management menggunakan sebuah tools atau teknik khusus yang memberikan sesuatu yang bernilai kepada banyak orang.
Dalam project management sendiri, biasanya sering kali dikelola oleh seorang project manager. Sehingga setiap proyek yang dijalankan dapat berjalan dengan lancar.
Mengapa Manajemen Proyek Penting?
Adanya manajemen proyek dapat membantu setiap proyek memiliki perencanaan yang terstruktur. Selain itu manajemen proyek juga menjadi penting karena memiliki berbagai manfaat seperti:
1. Merencanakan Proyek yang Terstruktur
Salah satu manfaat penting dengan adanya manajemen proyek ini adalah merencanakan proyek lebih terstruktur. Mulai dari pembuatan goals, timeline, SDM (Sumber Daya Manusia) hingga anggaran yang akan digunakan.
2. Menyusun Strategi Pengerjaan Proyek
Selain merencanakan, adanya manajemen proyek dapat membantu dalam memberikan kerangka pengerjaaan yang lebih sistematis. Sehingga nantinya, penanggung jawab proyek (project manager) dapat selalu mengevaluasi dan memberikan setiap langkah yang dikerjakannya.
3. Mengelola Sumber Daya
Selanjutnya manajemen proyek juga bermanfaat dalam pengelolaan sumber daya, terutama dalam memberikan pekerjaan kepada tim yang bertanggung jawab. Sehingga nantinya dapat membantu dalam menghindari kesalahan dari diri sendiri (Human error)
4. Mengontrol Risiko Proyek
Adanya manajemen proyek ini dapat membantu dalam mengontrol risiko yang ada pada pengerjaan proyek. Sehingga, nantinya setiap langkah yang akan dibuat dalam pengerjaan proyek tersebut. Nantinya project manager akan mengidentifikasi, mengevaluasi, serta mengelola resiko yang dapat terjadi.
5. Menyesuaikan Timeline Proyek
Manfaat utama dari adanya manajemen proyek ini adalah dapat menyesuaikan proyek dapat berjalan sesuai dengan timeline yang telah direncanakan. Sebab, adanya perencanaan proyek yang baik, setiap tahapan akan dikontrol dan dipantor secara lebih sistematis.
Dengan demikian, proyek tidak akan terlambat dari timeline serta adanya biaya tambahan.
Baca Juga: Memahami Weak Entity: Konsep, Contoh, dan Keuntungannya
Bagaimana Tahapan dalam Manajemen Proyek?
Setelah memahami tentang pengertian dan manfaat dari manajemen proyek. Dalam menciptakan manajemen proyek yang efektif dan efisien. Berikut adalah tahapannya:
1. Inisiasi (Initiation)
Tahapan utama dalam manajemen proyek adalah proses inisiasi. Biasanya pada tahap ini, tim akan mencoba untuk menyusun proposal yang mencakup lingkup proyek mulai dari kebutuhan, goals, hingga siapa saja yang akan mengerjakannya.
2. Perencanaan (Planning)
Di Tahap berikutnya, nantinya tim akan melakukan perencanaan dalam menjalankan proyek. Sehingga di tahap ini nantinya akan menghasilkan sebuah dokumen secara detail meliputi spesifikasi, jadwal, anggaran, dan bagaimana strategi yang akan digunakan.
Dengan demikian nantinya dokumen yang dihasilkan ini dapat menjadi sebuah panduan dalam pelaksanaan proyek agar lebih efisien.
3. Eksekusi (Execution)
Pada tahapan manajemen proyek berikutnya adalah mengeksekusi proyek yang ada. Biasanya di tahap ini akan ada seorang project manager yang di tunjuk agar pengerjaan proyek berjalan dengan lancar.
Selain itu, nantinya project manager juga berfungsi untuk saran berkoordinasi aktivitas, serta memastikan sumber daya yang lebih efisien.
4. Pemantauan dan Pengendalian (Monitoring and Controlling)
Tak hanya dieksekusi saja, setiap proyek akan dipantau dan dikendalikan. Sehingga seluruh proyek dapat dikerjakan sesuai dengan rencana. Selain itu, pada tahapan ini juga dapat membantu dalam pengecekan kualitas dari pekerjaan suatu proyek.
5. Penutupan (Closing)
Tahapan terakhir dari manajemen proyek ini adalah penutupan. Biasanya pada penutupan ini akan dilakukan penyelesaian semua aktifitas, penyerahan hasil, serta evaluasi kinerja. Sehingga nantinya dapat menghasilkan dokumen yang dapat menjadi panduan untuk pelaksanaan proyek dimasa yang akan datang.
Jadi manajemen project adalah salah satu elemen terpenting yang dapat membantu dalam penyelesaian proyek berjalan secara efisien. Tak hanya itu saja, management project juga dapat membantu dalam menyusun strategi pengerjaan proyek dan pengelolaan sumber daya manusia.
Namun perlu diketahui dalam manajemen proyek yang maksimal perlu adanya beberapa tahapan yang harus dilalui seperti tahap inisiasi, perencanaan, eksekusi, pemantauan, pengendalian serta penutupan.
Jika Anda sering mengalami kesulitan dalam manajemen proyek, Anda dapat menggunakan Clickup software management untuk membantu pengelolaan proyek Anda dengan lebih efisien. Tak hanya itu saja, pada Click up ini tersedia fitur yang dapat membuat proses pengerjaaan bisnis menjadi lebih mudah seperti fitur form serta sprint.
Tertarik menggunakan layanan dari click up? Hubungi kami sekarang juga.
