Dalam perkembangan industri bisnis yang semakin pesat, tentu saja perusahaan harus menambah karyawan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang terus berkembang. Hal ini penting untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mempertahankan produktivitas dan efisiensi dalam setiap tahap proyek.
Mengapa Perlu Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja?
Menghitung kebutuhan tenaga kerja, pada dasarnya dapat membantu dalam membuat perencanaan strategis. Berikut adalah alasan lainnya:
1. Membuat Perencanaan Strategis
Dengan menghitung tenaga kerja, maka dapat membantu dalam perencanaan yang strategis. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya dengan lebih tepat, menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja, serta memastikan bahwa setiap proyek berjalan sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditentukan.
2. Meningkatkan Produktivitas Kerja
Selanjutnya, perhitungan tim yang pas, maka beban usaha yang didistribusikan akan dapat adil dan merata. Sehingga, setiap anggota tim dapat bekerja dengan lebih fokus dan maksimal, mengurangi risiko kelelahan, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Dengan distribusi yang tepat, proyek dapat diselesaikan lebih efisien dan sesuai target.
3. Menghindari Pemborosan Anggaran
Merekrut terlalu banyak karyawan berarti biaya gaji yang membengkak tanpa diimbangi hasil yang sepadan. Dengan demikian, perhitungan yang tepat memastikan setiap rupiah yang Anda investasikan untuk SDM memberikan return yang maksimal.
4. Mencegah Burnout
Kekurangan tenaga kerja memaksa tim untuk bekerja di bawah tekanan, yang berujung pada kelelahan (burnout), penurunan kualitas hasil kerja, dan tingkat turnover yang tinggi.
Cara dan Rumus Menghitung Tenaga Kerja (Metode Beban Kerja)
Salah satu metode yang paling umum dan efektif adalah menganalisis beban kerja (Workload Analysis). Berikut adalah rumus dasar yang dapat digunakan:
Rumus dasarnya adalah sebagai berikut:
Kebutuhan Tenaga Kerja= (Beban Kerja per Periode×Waktu Penyelesaian per Unit)/
(Total Waktu Kerja Tersedia per Karyawan)
Dimana setiap komponennya memiliki penjelasan sebagai berikut:
1. Beban Kerja (Workload)
Jumlah total output atau target yang harus diselesaikan dalam satu periode (misal: jumlah panggilan yang harus dijawab, jumlah produk yang harus dirakit, atau jumlah laporan yang harus dibuat per bulan).
2. Waktu Penyelesaian per Unit
Waktu standar yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 unit beban kerja (misal: 5 menit per panggilan, 30 menit per produk).
3. Waktu Kerja Tersedia
Total jam kerja efektif yang dimiliki satu karyawan dalam periode yang sama. Ini dihitung dari total jam kerja dikurangi waktu non-produktif seperti libur nasional, cuti, istirahat, rapat, dan lain-lain.
Studi Kasus Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
Maju Mundur adalah startup yang bergerak pada e-commerce, sehingga perusahaan tersebut membutuhkan tim customer service (CS) untuk menangani keluhan via omni channel pada tiap bulannya.
Dimana diketahui bahwa pada tiap bulannya, industri tersebut memiliki 2000 pesan masuk dari beragam channel. Untuk proses penanganan pesan yang efisien, dibutuhkan waktu antara 10 – 15 menit. Waktu kerja yang tersedia 8 Jam dengan 22 Hari kerja. Berikut adalah cara perhitungannya:
1. Hitung total jam yang dibutuhkan untuk semua pekerjaan.
Total Jam = Beban Kerja × Waktu Penyelesaian
Total Jam = 2.000 email × 0,25 jam/pesan = 500 jam
2. Hitung jumlah karyawan yang dibutuhkan.
Kebutuhan Tenaga Kerja = Total Jam Dibutuhkan / Waktu Kerja Tersedia per Karyawan
Kebutuhan Tenaga Kerja = 500 jam / 140,8 jam = 3,55 orang
Berdasarkan perhitungan, perusahaan membutuhkan sekitar 3,55 orang. Dalam praktiknya, perusahaan harus memutuskan apakah akan mempekerjakan 3 orang (dengan risiko sedikit kewalahan atau butuh lembur) atau 4 orang (yang memberikan kapasitas lebih untuk menangani lonjakan pesan melalui platform atau tugas lain).
🚀 ClickUp: Solusi Cerdas untuk Manajemen Beban Kerja dan Produktivitas
Perhitungan di atas adalah langkah awal yang krusial. Namun, tantangan sebenarnya terletak pada eksekusi dan pemantauan. Bagaimana Anda memastikan data “Waktu Penyelesaian” itu akurat? Bagaimana cara Anda mendistribusikan “Beban Kerja” secara adil dan transparan?
Disinilah peran ClickUp hadir sebagai solusi untuk melacak waktu penyelesaian setiap tugas secara real-time, dengan demikian pekerjaan akan menjadi lebih efisien.
Tertarik untuk dapat mengelola pekerjaan menjadi lebih baik lagi? Hubungi tim kami untuk berkonsultasi tentang solusi untuk mengoptimalkan pengelolaan proyek dengan mudah.
