Cara membuat proposal proyek adalah hal terpenting sebelum membuat proyek. Sebab, pada dokumen tersebut, akan berfungsi untuk detail proyek yang akan dikerjakan. Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat proposal proyek yang efektif.
Langkah-Langkah dalam Membuat Proposal Proyek
Sebelum melakukan pembuatan proposal proyek, pastikan Anda mengikuti langkah dalam pembuatan proposal proyek:
1. Halaman Judul
Pada halaman judul nantinya terdapat data yang menjelaskan tentang judul proyek, nama yang akan membuat, tanggal, serta informasi kontak.
2. Ringkasan Eksekutif
Selanjutnya, pada bagian ringkasan ini akan memberikan gambaran secara umum tentang proyek yang akan dilakukan secara detail meliputi tujuan, timeline, hingga hasil yang diharapkan. Perlu diingat, agar proyek dapat dipahami dengan mudah, maka Anda dapat membuat sebuah kalimat yang padat namun jelas, intinya fokus pada tujuan proposal tersebut dibuat, sebab biasanya audience hanya akan membaca secara sekilas.
3. Latar Belakang
Walaupun secara keseluruhan telah ditulis pada ringkasan eksekutif, namun tak ada salahnya untuk menjelaskan kembali mengapa harus mengerjakan proyek ini. Misal saja apa masalah yang akan diambil dan apa saja data yang dapat mendukung.
4. Solusi
Setelah menjelaskan permasalahan yang akan diambil, maka Anda dapat menjelaskan solusi yang akan Anda berikan pada pembuatan proyek. Dengan demikian, audience akan mudah untuk mengetahui apa solusi yang akan dihadirkan pada proyek tersebut.
5.Identifikasi Resiko
Selain memberikan solusi, pada setiap proyek tidak, tentunya tidak selalu diberikan kelancaran. Sehingga, Anda dapat membuat bagian yang mendeskripsikan permasalah yang bisa saja terjadi. Dengan demikian, nantinya setiap resiko yang ada telah memiliki strategi penyelesaiannya.
6. Membuat Timeline Pengerjaan
Anda dapat menambahkan bagian untuk menjelaskan timeline pengerjaan. Sehingga seluruh pengerjaan akan dapat dilakukan sesuai dengan timeline yang telah ditentukan.
7. Ciptakan Kesimpulan
Agar membantu dalam pemahaman suatu proyek, maka Anda dapat menyediakan rangkuman seluruhnya yang ada pada isi proposal proyek. Walaupun sekilas mirip ringkasan eksekutif, namun pada bagian ini akan menjelaskan secara keseluruhan mengenai proyek yang akan diambil bukan hanya masalah sekilas saja.
Tips dalam Membuat Proposal
Dalam membuat proposal yang lebih efektif, Anda dapat menggunakan bahasa yang lebih sederhana. Selain itu, terdapat tips lainnya seperti:
1. Menggunakan Bahasa Sederhana
Pada dasarnya proposal proyek akan digunakan untuk menjelaskan proyek secara detail, sehingga perlu menggunakan bahasa yang sederhana. Sehingga dapat, proposal tersebut langsung dipahami oleh audience. Terutama bagi audience yang tidak memiliki keahlian pada bidang tersebut.
2. Menambahkan Data secara Visual
Untuk dapat menarik perhatian audience, Anda dapat menambahkan data yang dikemas dengan visual kreatif misal saja infografis, grafik, atau bahkan diagram tertentu. Tak hanya menarik kemudahan saja, namun dapat membantu dalam menyampaikan informasi yang mudah dipahami.
3. Menggunakan Template
Dalam membuat proposal proyek, Anda dapat menggunakan template yang telah disediakan. Terlebih, biasanya perusahaan telah memiliki template yang digunakan untuk membuat proposal pada proyek sebelumnya.
Selain itu, Anda dapat menggunakan software management proyek seperti click up yang didalamnya terdapat template pembuatan proposal proyek. Anda dapat mengakses dan menggunakannya pada link ini.
4. Melakukan Brainstorming
Jika Anda, telah menggunakan software management proyek seperti click up, Anda dapat berkolaborasi untuk menciptakan ide secara bersama. Dengan demikian, seluruh proses pembuatan proposal proyek dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
Dengan mengikuti panduan dan tips diatas, Anda dapat memahami cara pembuatan proposal proyek dengan menarik dan efisien.
